Ambassaden beklager disse innskrenkningene, men den sterke økningen i antall søknader i senere tid har ført til kapasitetsproblemer, og bruk av Application Portal er den mest effektive måten å løse disse problemene på.
Søkere som kommer til ambassaden uten avtale, vil ble bedt om å registrere søknaden på internett for å få første tilgjengelige avtaletidspunkt.
Viktig merknad: Søknad om Schengen-visum kan tidligst leveres 90 dager før planlagt reisedato, og senest 15 dager før planlagt reisedato. Det anbefales derfor at det søkes om visum flere uker før planlagt reise. Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for søknader om Schengen-visum er for tiden mellom 3-5 virkedager.
Søknader om Oppholdstillatelse (Residence Permit) kan fortsatt leveres uten forhåndsavtale, ettersom Application Portal ennå ikke kan benyttes for denne type søknader fra Thailand. De kan leveres alle hverdager unntatt onsdag, mellom kl. 09 og 11 om formiddagen.
Alle søkere, også de med forhåndsavtale, anbefales på det sterkeste å sjekke ambassadens sjekklister for dokumentasjonskrav og ordne dokumentene i samme rekkefølge som sjekklistene, før de kommer til ambassaden. Det vil føre til mye raskere behandling og gjøre at alle søkere vil spare tid. Ambassaden har dessverre ikke kapasitet til å hjelpe søkere med å fylle ut søknadsskjemaer, og søkere med ufullstendig utfylt søknadsskjema og åpenbar mangelfull dokumentasjon, kan ble bedt om å vende tilbake på et senere tidspunkt. Dermed vil de kunne miste sin plass i køen og få ytterligere forsinkelser i behandlingen av søknaden.
Søkere som registrerer søknaden på Application Portal, vil automatisk motta et følgebrev som et vedlegg til en e-post, sendt til den e-postadressen som ble oppgitt da søknaden ble registrert. Det er svært viktig at søker printer ut to kopier av dette følgebrevet, limer et bildet til det, og tar det med seg til ambassaden på det avtalte fremmøtetidspunkt. Dette brevet erstatter den gamle papirsøknaden, slik at det ikke er nødvendig å fylle ut eller printe ut noe søknadsskjema i papirformat.